Kurz-Update: Was ist steuerlich absetzbar?

Sei es bei einer Einkommensteuererklärung ODER einer Arbeitnehmerveranlagung – immer wieder ist es natürlich wesentlich zu wissen bzw. werden wir von Interessierten Neuklienten gefragt,  WAS eigentlich abzugsfähig ist.

Wir bemühen uns Ihnen mit diesem Beitrag einen guten Überblick zu verschaffen um ein Gefühl dafür zu erhalten, was potenziell als Werbungskosten oder auch als Betriebsausgabe abzugsfähig ist – hierbei können wir keine allumfassende Sammlung sondern lediglich ein Exzerpt ohne Anspruch auf Vollständigkeit anbieten.

Weiters: Oft hängt die Abzugsfähigkeit vom Begleitkontext ab – es ist wichtig für jedes einzelne Rechtsgeschäft im Rahmen der jeweiligen Umstände zu entscheiden – das Ertragsteuerrecht ist oft kein fixes Kochrezept sondern deutlich geprägt von situationsabhängiger Judikatur über viele Jahrzehnte:

• Kosten für typische Arbeitskleidung (z.B. Arbeitsmantel, Monteuranzug, Stützschuhe und Stützstrümpfe bei stehenden Berufen).
  • Reinigung für Arbeitskleidung: führt nur dann zu Werbungskosten, wenn diese (beispielsweise wegen besonderer Verschmutzung oder besonderer Pflegeerfordernisse) eindeutig zuordenbare höhere Kosten verursacht, als die Reinigung von bürgerlicher Kleidung – hierbei wäre eine KLARE TRENNUNG mit privater Kleidung notwendig – 30% der privaten Ausgaben für Reinigungsmittel anzusetzen wäre dementsprechend nach §20 EStG nicht möglich.
• Kosten für Fortbildung sowie Fachliteratur, auch Kosten eines Studiums.
• Kosten einer Umschulung in einen anderen Beruf.
• Kosten für Notebook und Zubehör (Drucker etc.), soweit eine berufliche Verwendung vorliegt. Ohne besonderen Nachweis wird eine private Nutzung von 40% auf Basis des Organisationshandbuches der Finanzverwaltung angenommen. Die Anschaffungskosten des Computers sind über die AfA auf mindestens drei Jahre abzusetzen.
• Kosten für ein Handy oder einen Internetanschlusses sind entsprechend der beruflichen Nutzung absetzbar.
• Fahrräder: Beruflich veranlasste Fahrten (aber nicht Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) mit einem privaten Fahrrad können durch ein Kilometergeld von EUR 0,50 ab 2025 pro Kilometer berücksichtigt werden (maximal für 1.500 Kilometer jährlich 2024 und 3.000 Kilometer ab 2025).
• PKW: Wird der private Pkw für Dienstfahrten verwendet, beträgt im Jahr 2024 das Kilometergeld EUR 0,42. Ereignet sich auf einer beruflichen Fahrt ein (unverschuldeter) Unfall, stellen vom Arbeitnehmer getragene Kosten Werbungskosten dar aufgrund eines Judikats.
• Homeoffice-Pauschale (ab 2025: Telearbeitspauschale): Der Arbeitgeber kann bis zu EUR 3,- pro Homeoffice-Tag als Homeoffice-Pauschale steuerfrei auszahlen (maximal für 100 Tage pro Jahr). Zahlt der Arbeitgeber kein Homeoffice-Pauschale oder weniger als EUR 3,- pro Homeoffice-Tag, wird die Differenz bei der Arbeitnehmerveranlagung als Teil der Werbungskosten berücksichtigt. Dies erfolgt automatisch, weil der Arbeitgeber die Homeoffice-Tage im Lohnzettel einzutragen hat. Eine eigenständige Nachmeldung ist nicht möglich – ergo: achten Sie auf den korrekten monatlichen Ausweis am Lohnzettel!!
• Wird ein Homeoffice-Pauschale gewährt, können Ausgaben für digitale Arbeitsmittel (Computer, Drucker, Router, etc.) nur gekürzt um dieses vom Arbeitgeber steuerfrei ausbezahltes Pauschale geltend gemacht werden.
• Arbeitnehmer, die an mindestens 26 Tagen im Homeoffice gearbeitet haben (und kein Arbeitszimmer absetzen), können auch Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar (Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) bis zu  EUR 300 ,- pro Jahr als Werbungskosten geltend machen – auch hier ist es ein MUSS, dass diese 26 Tage am Jahreslohnzettel ausgewiesen werden!
• Kosten für ein eigenes steuerliches Arbeitszimmer samt beruflicher Einrichtung (AfA, anteilige Miete, Betriebskosten) können dann geltend gemacht werden (etwa bei Heimarbeitern oder Heimbuchhaltern), wenn das Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung ausschließlich für den Beruf verwendet wird, den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet und nicht ohnedies beim Arbeitgeber ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht – dies wird von der Finanzverwaltung UMFASSEND und HÄUFIG stark geprüft – auf umfassende Nachweise ist dahingehend zu achten
• Reisekosten für beruflich veranlasste Reisen (Bewerbungsgespräche für unselbständige, Fahrten zum Steuerberater, Fahrten zur rechtlichen Beratung, Fahrten um weitere Einkünfte zu generieren oder bestehende Einkünfte abzusichern). Verwendet der Arbeitnehmer dafür beispielsweise sein privat finanziertes Öffi-Ticket (Klimaticket), so kann er für die beruflichen Fahrten die fiktiven Kosten für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel geltend machen.
• Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten: Ist der Beschäftigungsort vom Familienwohnsitz zu weit entfernt, um täglich nach Hause fahren zu können (insbesondere bei einer Entfernung von über 80 km), und wird daher eine Zweitwohnung in der Nähe des Arbeitsplatzes benötigt, sind die Kosten dieser Zweiwohnung absetzbar. Weiters können in diesem Fall Kosten für die Fahrten zwischen dem Zweitwohnsitz und dem Familienwohnsitz bis zum Höchstbetrag der Pendlerpauschale gem. §16 Abs. 1 Z 6 lit d EStG (EUR 3.672.- d.s. EUR 306.- pro Monat) berücksichtigt werden.
• Nutzung eines Sachbezugs KFZ: Die uneingeschränkte Überlassung einer Nutzung eines Firmen-KFZ führt im Rahmen eines Dienstverhältnisses zu einem Zufluss, der durch den Ansatz eines Sachbezuges bei der Lohnverrechnung Berücksichtigung findet. Wird dieser PKW, dessen „private“ Nutzung mit diesem Sachbezugswert abgegolten ist nun für ein zweites Dienstverhältnis ODER für sonstige Fahrten (bspw. sogar Bewerbungsgespräche oder Nutzungseinlagen in außerbetriebliche Vermietungen und Verpachtungen verwendet) ist nach einem Judikat (BFG vom 21.07.2017, RV/2101365/2016) der aliquot dafür genutzte Anteil als Werbungskosten absetzbar – bspw. Sachbezug für einen Skoda Octavia von EUR 7.200.- p.a. / dieser PKW wird zu 50% für das Unternehmen mit dem Hauptdienstverhältnis verwendet, zu 10% für ein zweites Dienstverhältnis oder Bewerbungsgespräche udgl. bzw. zu 20% für reine Privatfahrten und zu 30% für die außerbetriebliche Vermietung und Verpachtung. Als Werbungskosten nach §16 im Rahmen der Einkünfte aus unselbständiger Arbeit sind EUR 720.- abzugsfähig (EUR 7.200 x 10%) – bei der Vermietung und Verpachtung könnten bis zu EUR 2.160.- abgesetzt werden / liegt keine Gesamtkilometerangabe für das KFZ vor, wäre aus unserer Sicht auch ein Ansatz des aliquoten Kilometergeldes für die aufgezeichneten Kilometer für die reine Vermietung vertretbar.
• Erwerb eines Führerscheins: PKW oder Motorradführerschein sind nicht abzugsfähig auch wenn eine berufliche Notwendigkeit, bspw. als Fahrschullehrer, dafür gegeben ist. Der LKW Schein ist abzugsfähig sofern dieser iZm einer Berufsausbildung erworben wird.
• Sprachkurse: Aus- oder Fortbildungskosten liegen vor, wenn auf Grund der Erfordernisse im ausgeübten oder verwandten Beruf Sprachkenntnisse allgemeiner Natur erworben werden (zB Grundkenntnisse für eine Tätigkeit als Kellnerin, Sekretärin, Telefonistin, Verkäuferin; Italienischkurs eines Exportdisponenten mit dem hauptsächlichen Aufgabengebiet des Exports nach Italien; Ungarisch für einen Zöllner an der ungarischen Grenze). Eine Fremdsprachenausbildung kann auch eine Umschulungsmaßnahme darstellen, sofern es sich dabei um eine umfassende Ausbildung handelt und auf eine entsprechende Tätigkeit (zB Übersetzer) abgezielt wird; einzelne Sprachkurse sind keine Umschulungsmaßnahme.
• Prozesskosten – RA Kosten etc.: Kosten eines berufsbedingten Zivilprozesses (zB über die Höhe des Arbeitslohnes, über Schadenersatzforderungen aus dem Dienstverhältnis) sind Werbungskosten. Kosten eines gerichtlichen oder verwaltungsbehördlichen Strafverfahrens sind grundsätzlich nicht abzugsfähig. Verfahrenskosten stellen nur dann Werbungskosten dar, wenn die zur Last gelegte Handlung ausschließlich und unmittelbar aus der beruflichen Tätigkeit heraus erklärbar und damit beruflich veranlasst ist;
• Sportausübung/Trainingsgeräte/Fitnessstudio: Aufwendungen im Zusammenhang mit einer Sportausübung bzw. für die allgemeine körperliche Fitness sind als Aufwendungen der privaten Lebensführung grundsätzlich keine Werbungskosten. Eine (nahezu) ausschließliche berufliche Veranlassung kommt nur bei Berufssportlern, das sind Personen, bei denen die Erbringung einer sportlichen Leistung den materiellen Schwerpunkt ihrer Tätigkeit darstellt, oder bei Trainern in Betracht, und zwar hinsichtlich jener Sportgeräte, welche diesen unmittelbar zur Ausübung ihres Sportes bzw. ihrer Trainertätigkeit dienen (zB Schi des Schirennläufers, Fahrrad eines Radrennfahrers, Sprungschi eines Schisprungtrainers).
• Studienreisen: Eine berufliche Veranlassung liegt nur dann vor, wenn die Reise ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich veranlasst ist. Die (nahezu) ausschließliche berufliche Veranlassung von Kongress-, Studien- und Geschäftsreisen ist durch Anlegung eines strengen Maßstabs festzustellen (VwGH 13.12.1988, 88/14/0002). Wir haben hierzu einen umfassenderen Artikel auf unserer Website veröffentlicht:
  • Planung und Durchführung der Reise erfolgen entweder im Rahmen einer lehrgangsmäßigen Organisation oder sonst in einer Weise, die die zumindest weitaus überwiegende berufliche Bedingtheit einwandfrei erkennen lässt
  • Die Reise muss nach Planung und Durchführung dem Steuerpflichtigen die Möglichkeit bieten, Kenntnisse zu erwerben, die eine einigermaßen konkrete Verwertung in seinem Beruf zulassen (VwGH 27.5.1999, 97/15/0142).
  • Das Reiseprogramm und seine Durchführung müssen derart einseitig und nahezu ausschließlich auf interessierte Teilnehmer der Berufsgruppe des Steuerpflichtigen abgestellt sein, dass sie jeglicher Anziehungskraft auf andere als in der spezifischen Richtung beruflich interessierte Teilnehmer entbehren (VwGH 18.3.1992, 91/14/0171; VwGH 22.4.1994, 92/14/0042; VwGH 31.5.2000, 97/13/0228).
  • Allgemein interessierende Programmpunkte dürfen zeitlich gesehen nicht mehr Raum als jenen einnehmen, der während der laufenden Berufsausübung als Freizeit regelmäßig zu anderen als beruflichen Tätigkeiten verwendet wird. Dabei ist von einer durchschnittlichen Normalarbeitszeit von acht Stunden täglich auszugehen
  • Lassen sich bei einem MISCHPROGRAMM nach RZ 390 der Lohnsteuerrichtlinien die beruflich veranlassten Reiseabschnitte klar und einwandfrei von privat veranlassten Reiseabschnitten trennen, ist eine Aufteilung bzw. Zuordnung von Fahrtkosten (Rz 295), Verpflegungsmehraufwendungen (Rz 314a) und Nächtigungsgeldern (Rz 318) vorzunehmen.
• Umzugskosten sind abzugsfähig, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist.
• Zinsen für die Anschaffung von Arbeitsmitteln sind Werbungskosten.

Bei Fragen steht Ihnen die leopold steuerberatung gmbh an ihren Standorten in Graz und Leibnitz als Partner an Ihrer Seite jederzeit gerne zur Verfügung.